مدیریت اطلاعات پروژه

اطلاعات فراوانی در طول چرخه عمر یک پروژه ایجاد ، انتقال و ذخیره می شود. به نظر می رسد مردم همیشه در حال برقراری ارتباط و به روزرسانی مداوم هستند. گم شدن چیزی در ترکیب آسان است. اما اگر آن قطعه گمشده جهت یا تغییر اساسی باشد ، چه می شود؟

بدون روشی برای سازماندهی کلیه اطلاعات ، یک پروژه محکوم به شکست است. چگونه بسیاری از کانالهای داده را می توان سازماندهی کرد تا به طرف مناسب تحویل داده شوند و آن شخص بداند که به آنها اطلاع داده می شود؟

این همان چیزی است که مدیریت اطلاعات پروژه ارائه می دهد ، که مخفف سیستم اطلاعات مدیریت پروژه است. PMIS یک جریان سازمان یافته و کنترل شده از اطلاعات را امکان پذیر می کند ، بنابراین هیچ چیز از بین نمی رود و جا به جا نمی شود.
PMIS چیست؟

سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) نحوه سازماندهی اطلاعات مورد نیاز برای اجرای پروژه است. این اطلاعات پروژه را از طریق یک یا چند برنامه نرم افزاری جمع آوری و استفاده می کند. کاری که این برنامه ها انجام می دهند کمک به مدیران پروژه در برنامه ریزی ، اجرا و بستن پروژه خود است. این روشی برای سازماندهی سیل اطلاعات است ، بنابراین غرق در داده ها نمی شوید.

در کتاب دانش مدیریت پروژه (PMBOK) آمده است که PMIS "یک سیستم اطلاعاتی متشکل از ابزارها و تکنیک هایی است که برای جمع آوری ، یکپارچه سازی و انتشار نتایج حاصل از فرایندهای مدیریت پروژه استفاده می شود. این برای حمایت از تمام جنبه های پروژه از زمان شروع تا بسته شدن استفاده می شود و می تواند شامل هر دو سیستم دستی و خودکار باشد. "

انواع مختلفی از نرم افزار PMIS وجود دارد ، اما بیشتر مجموعه ویژگی های مشترک شامل ابزارهایی برای برنامه ریزی ، مجوز کار ، جمع آوری و توزیع اطلاعات و غیره است. بعضی از آنها همچنین دارای جمع آوری خودکار و گزارش از شاخص های اصلی عملکرد (KPI) هستند. برخی دیگر به سادگی مجموعه ای از پرونده ها هستند.

ویژگی های اساسی PMIS

PMIS برای پشتیبانی از تمام جنبه های مدیریت پروژه و اطلاعاتی که آنها نظارت یا جمع آوری می کنند ، ساخته شده است. برخی از این زمینه ها عبارتند از مدیریت ادغام ، مدیریت دامنه پروژه ، مدیریت هزینه پروژه ، مدیریت زمان پروژه ، مدیریت کیفیت پروژه ، مدیریت ارتباطات پروژه ، مدیریت ریسک پروژه ، مدیریت تدارکات پروژه و مدیریت ذینفعان پروژه.

این اطلاعات زیادی برای پیگیری است ، و هنگام مدیریت یک پروژه ، بسیار مهم است که بتوانید بلافاصله اطلاعات لازم را در آن لحظه از همه داده ها خارج کنید. بنابراین ، PMIS بسیار مهم است. این ابزاری است که به شما امکان دسترسی فوری به سیگنال موجود در نویز را می دهد. این اطلاعات همچنین از نظر کاهش ریسک ، بهبود کارایی و کاهش هزینه ها برای پروژه های آینده بسیار مهم است.

اگر PMIS تمام داده های پروژه را ضبط و به صورت سازمان یافته ذخیره می کند ، باید قابل بازیابی ، جستجو ، طبقه بندی ، قابل اشتراک و تجزیه و تحلیل باشد. برای انجام همه اینها ، یک PMIS معمولی دارای یک سری ابزار است.

    زمانبندی و برنامه ریزی: زمان بندی اولیه و دیرهنگام ، زمانهای کندی و مسیر حیاتی را محاسبه می کند
    مدیریت منابع: از جمله بارگذاری منابع ، تسطیح ، تخصیص و غیره
    بودجه: هزینه های مرتبط با تکالیف را برای تخمین دقیق تر تولید و تولید بودجه مرتبط کنید.
    کنترل و عملکرد: تجزیه و تحلیل و کنترل هزینه و عملکرد ، به روزرسانی برنامه های موجود بصورت واقعی در برابر تغییرات داده های برنامه ریزی شده ، ارائه سناریوهای احتمالی برای مدیر پروژه.
    گزارش و ارتباطات: ایجاد نمودارها و نمودارهای داده های جمع آوری شده و تجزیه و تحلیل شده که می تواند با سهامداران و اعضای تیم به اشتراک گذاشته شود.
    یکپارچه سازی و سهولت استفاده: برخی از PMIS ها به داده های پروژه های مختلف برای تجزیه و تحلیل چند پروژه ، ادغام با سیستم های دیگر مانند حقوق و دستمزد ، موجودی و غیره دسترسی خواهند داشت. هرچه استفاده از PMIS راحت تر باشد ، زمان و هزینه کمتری برای آموزش لازم است.

یکی از مراحل مهم در مدیریت اطلاعات پروژه ها ، استفاده از نرم افزار EDMS یا کنترل مدارک مهندسی است که با واسطه آن میتوان نظم دقیق و درستی به پروژه ها داد